Cosa c’è davvero dentro il prezzo di un software su misura

Il preventivo è arrivato ieri. Una riga: “Sviluppo software su misura per magazzino e ordini”. Accanto, un numero: 26.000 euro. Sotto, i tempi e le modalità di pagamento. Fine.

Quel numero non ti dice niente. Non perché chi l’ha scritto voglia nasconderti qualcosa, ma perché il costo di un software su misura è la somma di otto o nove lavori diversi, e quasi nessuno te li elenca. Così ti ritrovi a confrontare due offerte guardando l’unica cosa che riesci a leggere: il totale.

Proviamo a fare il contrario. Apriamo quel numero e vediamo cosa c’è dentro, voce per voce: a cosa serve ognuna, e cosa succede concretamente il giorno in cui viene tolta per far scendere il totale.

Nel prezzo di un software su misura il codice è meno della metà

Questa è la cosa che sorprende di più chi non lavora nel settore. Scrivere il software, la parte che tutti immaginano quando pensano allo sviluppo, in un progetto fatto bene raramente supera la metà del totale. L’altra metà sono capire, progettare, collegare, provare, proteggere, consegnare e tenere in vita.

Il prezzo di un software non paga le righe di codice. Paga il fatto che quel codice faccia la cosa giusta, con i tuoi dati, in mano ai tuoi collaboratori, anche fra due anni.

Ecco le voci, nell’ordine in cui accadono.

1. Analisi e requisiti: la voce che si paga sempre, prima o dopo

È il lavoro di trasformare “ci serve un gestionale per gli ordini” in un documento che descrive cosa fa il software, per chi, con quali eccezioni. Significa parlare con chi inserisce gli ordini, non solo con chi firma. Significa scoprire che i listini cambiano per cliente, che tre agenti lavorano offline, che le bolle di una filiale hanno una numerazione diversa dalle altre.

Quando questa voce non c’è, il lavoro non sparisce: si sposta. Viene fatto a metà sviluppo, per telefono, di fretta, quando metà del programma è già scritto. A quel punto scoprire i listini per cliente non costa mezza giornata di analisi: costa riscrivere il pezzo che gestisce i prezzi, più tutti i punti che lo toccano. È la voce che, tagliata all’inizio, torna indietro moltiplicata. Ed è il motivo per cui conviene chiarire i requisiti prima di chiedere un preventivo software.

2. Progettazione tecnica e interfaccia

Prima di scrivere, si decide come sarà fatto dentro e come si userà fuori. Dentro: come sono organizzati i dati, cosa succede se due persone modificano lo stesso ordine nello stesso momento, dove gira il programma. Fuori: quanti clic servono per l’operazione che il tuo magazziniere ripete duecento volte al giorno.

Tagliata, questa voce non si vede subito. Si vede nel fatto che il software funziona ma nessuno lo usa volentieri, e dopo sei mesi metà delle persone è tornata al file Excel di prima. Il software c’è, è pagato, e non ha cambiato niente.

3. Sviluppo

La voce che tutti guardano, e l’unica che nessuno prova a tagliare, perché è l’unica che si vede. Vale la pena dire solo una cosa: a parità di funzioni, due preventivi possono avere ore di sviluppo molto diverse perché una delle due parti sta scrivendo qualcosa che manterrai per anni, e l’altra sta scrivendo qualcosa che funziona alla dimostrazione. Vale per un gestionale come per qualsiasi altro progetto di sviluppo software su misura: la differenza sta in quanto è facile rimetterci mano dopo.

La differenza non la vedi guardando lo schermo il giorno della consegna. La vedi la terza volta che chiedi una modifica, dal preventivo che ti arriva per farla.

4. Migrazione dei dati e integrazioni

Il software nuovo quasi mai nasce da solo. Deve ricevere dodici anni di anagrafiche dal vecchio programma, e deve parlare con la contabilità, con l’e-commerce, con il portale del corriere.

Qui il costo non sta nel collegamento in sé: sta nello sporco. I dati storici hanno duplicati, campi usati per scopi diversi negli anni, indirizzi scritti in quattro modi. Chi mette questa voce nel preventivo ha già aperto il tuo vecchio database. Chi non la mette, molto spesso, non l’ha ancora visto, e lo scoprirà insieme a te.

5. Test: il costo del caso che capita una volta l’anno

I test sono la prima voce a saltare, perché è la più invisibile di tutte. Un software senza test funziona benissimo il giorno della consegna, con i dati puliti della dimostrazione.

Il punto sono i casi limite. Un esempio di quelli che nei preventivi non compaiono mai: un cliente ordina venti pezzi, tu ne spedisci quindici perché gli altri cinque sono in arrivo, e la settimana dopo lui te ne rende tre. Quante scorte hai in magazzino, adesso? Un software testato lo sa. Un software non testato porta la giacenza a un numero che non esiste, il magazziniere lo corregge a mano perché ha fretta, e a dicembre l’inventario non torna per qualche migliaio di euro di merce fantasma. Nessuno collega mai quel problema al preventivo firmato due anni prima.

La stessa cosa vale per l’ordine inserito il 31 dicembre alle 23 e 50, per il reso di un articolo che nel frattempo è uscito di listino, per il collaboratore che scrive la quantità con la virgola. Sono i casi che capitano una volta l’anno. Sono anche quelli che ti fanno perdere fiducia nel programma, e la fiducia in un gestionale si perde una volta sola.

6. Sicurezza e permessi

Non parliamo di scenari da film. Parliamo di chi può vedere i margini e chi no, di cosa succede quando un dipendente esce dall’azienda, di dove finiscono i dati dei tuoi clienti e di chi risponde se escono da dove dovrebbero stare.

Sono ore che non producono niente di visibile: nessuna schermata nuova, nessuna funzione da mostrare in riunione. Per questo sono le prime a essere risparmiate. Se il software tratta dati personali, però, quelle ore risparmiate restano una responsabilità tua, non del fornitore.

7. Rilascio, formazione e documentazione

Il giorno del passaggio è un lavoro a sé: si spegne il vecchio sistema, si travasano i dati aggiornati all’ultima ora, si accompagnano le persone nella prima settimana, quella in cui tutti chiamano.

La documentazione sembra la voce più sacrificabile del preventivo, ed è quella che ti lega le mani. Un software non documentato può essere manutenuto solo da chi l’ha scritto. Il giorno in cui vuoi un secondo parere, o far mettere mano a un tuo dipendente, o semplicemente cambiare fornitore, il preventivo per capire il programma esistente somiglia molto a quello per rifarlo.

8. Manutenzione: cosa succede quando questa voce non c’è

Molti preventivi si fermano alla consegna, come se il software fosse un mobile. Ma il software vive dentro cose che cambiano da sole.

Un esempio concreto. Il tuo gestionale stampa le etichette di spedizione collegandosi al sistema del corriere. A febbraio il corriere dismette la vecchia versione del suo servizio, come annuncia da mesi a chi legge le sue comunicazioni tecniche. Con un contratto di manutenzione, qualcuno legge quell’avviso, aggiorna il collegamento in un pomeriggio e tu non te ne accorgi. Senza, un lunedì mattina le etichette smettono di uscire, il magazzino compila le spedizioni a mano per tre giorni e tu chiami di corsa il fornitore, che ti risponde quando può e ti manda un preventivo d’urgenza.

Stessa storia per gli aggiornamenti di sicurezza del sistema operativo, per i browser che cambiano, per le normative che si muovono. La manutenzione non è un abbonamento per stare tranquilli: è il costo di tenere il software allineato a un mondo che si muove anche quando tu non tocchi niente.

9. Gestione del progetto

L’ultima voce è quella che sembra più aria fritta: coordinamento, riunioni di avanzamento, il tempo di chi tiene insieme le persone e le decisioni. Chi la toglie dal preventivo di solito non la toglie dal lavoro: la fa fare a te. Sei tu che rincorri le risposte, che scopri a metà strada che due funzioni si contraddicono, che scrivi le mail per rimettere in fila le priorità. Sono ore, e sono le tue.

Come rileggere il tuo preventivo con questi occhi

Non serve diventare tecnici né chiedere lo sconto. Serve chiedere l’elenco. Nelle aziende che incontriamo tra Verona e il Garda, quasi nessuno arriva al primo incontro con un’offerta scritta voce per voce: quando la si ricostruisce insieme, metà delle domande sul prezzo si risolve da sola. Prendi l’offerta che hai sul tavolo e cerca queste sette cose:

1. Chi ha scritto i requisiti, e se sono allegati all’offerta o soltanto citati.
2. Cosa è escluso: un preventivo serio dice anche cosa non farà.
3. Migrazione dei dati: c’è, da quale sistema, con quanti anni di storico.
4. Test e collaudo: chi prova il software, con quali dati, e quanto dura la fase in cui si correggono le cose.
5. Formazione e documentazione: quante ore, per quante persone, e cosa resta scritto.
6. Manutenzione: cosa comprende dopo la consegna, con quali tempi di risposta, a che costo annuo.
7. Proprietà del codice: di chi è quello che stai pagando, e se puoi portarlo altrove.

Se una voce manca, non è detto che sia esclusa: spesso è solo data per scontata da una parte e non dall’altra. Chiedila. Chi ha fatto i conti sul serio risponde volentieri, perché sono le stesse domande che si è posto prima di scriverti il numero. Se invece la risposta resta vaga anche alla seconda domanda, hai imparato qualcosa di più utile del prezzo.

Il totale non è il costo

Due preventivi con la stessa cifra possono contenere lavori diversi, e due preventivi con cifre lontane possono contenere lo stesso lavoro fatto con cura diversa. Finché il prezzo di un software su misura resta una riga sola, non c’è modo di saperlo.

Il numero in fondo alla pagina è solo il punto in cui ti fermi a guardare. Il costo vero lo scrivono le voci sopra, e alcune di quelle si pagano comunque: in ore tue, in fiducia dei tuoi collaboratori, o in un secondo preventivo fra due anni. Se ti interessa il caso opposto, quello in cui il totale è sospettosamente basso, ne abbiamo parlato in cosa si nasconde dietro un preventivo software troppo basso.