Cosa si nasconde dietro un preventivo software troppo basso

Hai due preventivi sul tavolo. Uno chiede 28.000 euro, l’altro 9.000. Stessa richiesta, stessa mail di tre righe che hai mandato a entrambi, stesso progetto in testa. E adesso stai guardando la differenza chiedendoti dove sia la fregatura.

Ti do la risposta breve: un preventivo software molto più basso degli altri quasi mai è un regalo. Nella maggior parte dei casi è una differenza di contenuto, non di prezzo. Solo che il contenuto mancante non si vede il giorno della firma. Si vede dopo, quando il software è in mano ai tuoi collaboratori e qualcosa non torna.

Non serve essere tecnici per capire dove guardare. Servono tre domande e una checklist.

Ragione 1: non state parlando dello stesso lavoro

È la causa più frequente, ed è anche la meno maliziosa. Nessuno mente: semplicemente due fornitori hanno letto la stessa riga e hanno immaginato due progetti diversi.

Tu scrivi “gestionale per gli ordini”. Il primo fornitore immagina una schermata dove inserisci gli ordini e li ritrovi. Il secondo immagina la stessa schermata più tre cose che tu davi per scontate senza dirle: l’importazione di dodici anni di anagrafiche clienti dal vecchio programma, il collegamento con il gestionale contabile che già usi, e i permessi diversi tra chi vende e chi fattura.

Quelle tre cose valgono da sole la differenza fra i due preventivi. Nessuna delle due offerte è sbagliata. Descrivono lavori diversi.

Le voci che più spesso vivono in questa zona grigia sono sempre le stesse: migrazione dei dati storici, integrazione con i software che hai già, gestione dei ruoli e dei permessi, formazione delle persone che lo useranno davvero. Se non le trovi scritte da nessuna parte, non è detto che siano escluse. È detto che non ne avete parlato.

Ragione 2: le voci che spariscono per prime

Quando bisogna far scendere un numero, ci sono quattro capitoli che vengono tagliati sempre nello stesso ordine. Li conosco bene perché sono gli stessi che un cliente non contesta mai in fase di offerta: non li vede.

I test. Sono la prima voce a saltare, perché è invisibile. Un software senza test automatici funziona benissimo il giorno della consegna. Il problema arriva al terzo mese, quando una modifica in un punto rompe qualcosa in un altro punto, e nessuno se ne accorge finché non è un cliente a segnalarlo. A quel punto ogni piccola modifica futura costa il doppio, perché prima di toccare qualsiasi cosa bisogna ricontrollare tutto a mano.

La sicurezza. Non parlo di scenari da film. Parlo di password salvate in chiaro nel database, di un pannello di amministrazione raggiungibile da chiunque conosca l’indirizzo, di un form che accetta qualunque cosa gli scrivi dentro. Sono ore di lavoro che non producono niente di visibile, quindi sono le prime a essere risparmiate. Se gestisci dati di clienti o fornitori, quelle ore risparmiate diventano un problema tuo, non del fornitore.

La documentazione. Sembra la voce più sacrificabile del preventivo, ed è quella che ti incatena. Un software senza documentazione può essere manutenuto solo da chi l’ha scritto. Il giorno in cui vuoi cambiare fornitore, chiedere un’offerta a qualcun altro, o semplicemente far mettere mano a un tuo dipendente, scopri che il costo di ripartire da capo è più alto del costo di rifare tutto.

La manutenzione. Molti preventivi bassi si fermano alla consegna, come se il software fosse un mobile. Ma i sistemi operativi cambiano, i browser cambiano, le librerie si aggiornano, le normative pure. Un anno dopo, senza manutenzione, il software funziona ancora ma ha smesso di essere aggiornabile. E il preventivo per rimetterlo in pari assomiglia molto a quello iniziale.

Le quattro voci tagliate hanno una cosa in comune: nessuna di loro si vede il giorno della consegna. Si vedono tutte dopo, quando cambiare fornitore è diventato difficile.

Ragione 3: il prezzo è un ingresso, non un totale

Il terzo caso è il più scomodo da raccontare, ma esiste e va detto. Alcuni preventivi bassi sono pensati per essere bassi solo all’inizio.

Il meccanismo è semplice: si quota al minimo tutto ciò che è scritto, sapendo che il progetto reale richiederà decine di cose non scritte. Ogni cosa non scritta diventa una variante, e le varianti si pagano a parte, spesso a tariffa oraria. Il totale finale supera l’offerta più alta che avevi scartato, ma ci arriva in sei fatture invece che in una.

Il segnale per riconoscerlo non è il prezzo. È l’asimmetria dentro il preventivo software che hai in mano: perimetro descritto in modo vago, tariffa per le modifiche descritta in modo preciso. Quando l’unica parte davvero dettagliata del documento è quella che spiega cosa succede se chiedi qualcosa in più, hai capito dove si formerà il margine.

La checklist per leggere un preventivo software voce per voce

Confrontare i totali è inutile finché non hai reso confrontabile ciò che sta sopra. Queste sono le domande da fare a entrambi i fornitori, e le risposte vanno chieste per iscritto.

1. Cosa è escluso? Non cosa è incluso: escluso. È la domanda che sposta più soldi di tutte, e la risposta dice molto anche sul metodo di chi te la dà.
2. La migrazione dei dati esistenti è dentro? Con quanti record, da quale formato, e chi verifica che siano arrivati tutti.
3. Ci sono test automatici? Se la risposta è “testiamo tutto manualmente”, chiedi chi li rifà fra otto mesi e con quale budget.
4. Cosa succede il giorno dopo la consegna? Quanti mesi di correzione bug sono compresi, e cosa distingue un bug da una nuova richiesta. Fatevi dare la definizione prima, non dopo.
5. Quanto costa l’anno prossimo? Manutenzione, aggiornamenti, hosting, licenze di terze parti. Un’offerta onesta ha un numero anche qui, anche se approssimativo.
6. Il codice a chi resta? Se domani cambi fornitore, ti porti via il progetto o riparti da zero. Va scritto nel contratto, non promesso a voce.
7. Chi lavora al progetto? Le stesse persone con cui hai parlato, o qualcuno che non hai mai sentito. Vale soprattutto quando il prezzo è molto basso.
8. Come sono divisi i pagamenti? Legati a consegne verificabili o al calendario. È il modo più semplice per capire se chi ti scrive si assume un rischio insieme a te.

Metti le risposte in due colonne. Nella metà dei casi la differenza di prezzo si spiega da sola prima di arrivare in fondo alla lista, e non hai più bisogno di decidere a istinto.

Il totale più basso e il costo più basso non sono la stessa cosa

Nelle PMI del Veneto che incontriamo, i progetti software finiti male raramente sono partiti da un fornitore incapace. Molto più spesso sono partiti da un documento che nessuno aveva letto voce per voce, da entrambe le parti.

Il preventivo più alto non è automaticamente il più onesto: a volte è solo il più caro. Ma un’offerta che ti spiega cosa non farà è quasi sempre scritta da qualcuno che ha già fatto quel lavoro e sa dove si rompe. Se una risposta ti sembra vaga, chiedila di nuovo. Chi ha fatto i conti sul serio risponde volentieri, perché sono le stesse domande che si è posto prima di mandarti il numero.

E se il dubbio riguarda il perimetro più che il prezzo, ha senso chiarire i requisiti prima di chiedere un preventivo software: mezza giornata di analisi cambia le offerte che riceverai molto più di qualsiasi trattativa sul totale. Vale per un gestionale come per qualsiasi progetto software su misura, dalle parti di Verona e ovunque.